"Die Kunst des Umgangs mit Menschen besteht darin, sich geltend zu machen, ohne andere unerlaubt zurückzudrängen."
| 1. Einladung | Hinweise | Vermerk |
|---|---|---|
| Motto/Thema | Soll Anlass im Motto erkennbar sein oder nicht | |
| Termin des Events | Rücksicht auf andere wichtige Events | |
| Zeitrahmen (Start/Ende) | Ganztags, Halbtags, Abends | |
| Gästeliste | Aktuelle Datenbank, evtl. Medienvertreter einladen | |
| Dresscode | Gala, Business, Casual | |
| Termin (Terminanzeige, Einladung, Nachfassen, Reminder evtl. Zutrittskarte) | Vorabinfo mind. 6 Monate im voraus, Einladung 4 – 6 Monate vor Event | |
| Podiumsgäste | Achtung bei Zusammensetzung!
Bei kurzfristiger Verhinderung vorgängig Option planen. | |
| Anfahrtsplan | Hinweise auf ÖV und Parking | |
| Sponsorenliste | Sollte mit Einladung erscheinen | |
| Gestaltung Einladung | Corporate Design und Motto | |
| Aussand Einladung | Rechtzeitig! | |
| Response vorsehen (Kapazitätsplanung) | Anzahl Personen inkl. Begleitung | |
| Nachfassaktion | Nachtelefonieren bei VIP-Gästen | |
| Unterkunftsoption | Welche Kosten werden übernommen |
| 2. Veranstaltungsort / Lokalität | Hinweise | Vermerk |
|---|---|---|
| Infrastuktur
(Räume, Nebenräume, Sanitäranlagen) | Kinder von Gästen evtl. eigener Raum vorsehen | |
| Dekoration generell / Blumen | Blumen passend zum Rahmen | |
| Bannerwerbung bei Bühne und Buffet | Perfekt im Bild bei den Fotos | |
| Bestuhlung | Je nach Saalgrösse und Anzahl Gäste | |
| Tischordnung | Gesamtplan in mehrfacher Ausfertigung beim Empfang auflegen | |
| Bühne | Rampen, Tanzparkett, Aufzüge? | |
| Tontechnik | Mikrofone, Headsets | |
| Weitere technische Infrastruktur | Beamer, Laptop, Hi-Fi-Anlage etc. | |
| Beleuchtung/Stromversorgung | Kapazität, Notstrom | |
| Werbeflächen für Partner/Sponsoren | Wer macht die Akquisition | |
| Reinigung / Müllentsorgung | Mitarbeiter/Team/Firma vorreservieren | |
| Notfall-Nummer Hauswart | Zuständigkeit für Notfälle | |
| Abbau | Abbau-Team vorreservieren |
| Catering | Hinweise | Vermerk |
|---|---|---|
| Aperitif / Getränke und Fingerfood | Stehtische / keine Tische | |
| Buffet warm / kalt oder Essen mit Service | Vegetarische Speisen vorhanden | |
| Menükarten | Evtl. mit Programm | |
| Tischwäsche | Papier / Stoff | |
| Geschirr | Einweg / Porzellan | |
| Service | Selfservice, Teil- oder Vollservice |
| 4. Programmpunkte | Hinweis | Vermerk |
|---|---|---|
| Eventmoderation | Begrüssung, Anmoderation, Dankesrede) | |
| Diskussionsrunde | Einplanen? Sinn und Zweck? Thema? | |
| Unterhaltung | Muisk, Theater, Komiker, Zirkus, Showtime etc. | |
| Laudatio | Ehrengast/gäste | |
| Fotograf | Spezialisierung? |
| 5. Werbung und Presse | Hinweis | Vermerk |
|---|---|---|
| Einladungen, Flyer, Plakate, Radiowerbung | Budget? Inhouse, Grafiker oder Werbeagentur? | |
| Presseaussendung vorher | PR-Profi | |
| Pressecorner | Vorbereitete Unterlagen für Journalisten | |
| PR-Artikel nachher | Nachsenden mit neuen Inhalten aus dem Event | |
| Interviews am Event | In welcher Form halten wir sie fest (Film, schriftlich, etc.) |