"Die Kunst des Umgangs mit Menschen besteht darin, sich geltend zu machen, ohne andere unerlaubt zurückzudrängen."
1. Einladung | Hinweise | Vermerk |
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Motto/Thema | Soll Anlass im Motto erkennbar sein oder nicht | |
Termin des Events | Rücksicht auf andere wichtige Events | |
Zeitrahmen (Start/Ende) | Ganztags, Halbtags, Abends | |
Gästeliste | Aktuelle Datenbank, evtl. Medienvertreter einladen | |
Dresscode | Gala, Business, Casual | |
Termin (Terminanzeige, Einladung, Nachfassen, Reminder evtl. Zutrittskarte) | Vorabinfo mind. 6 Monate im voraus, Einladung 4 – 6 Monate vor Event | |
Podiumsgäste | Achtung bei Zusammensetzung!
Bei kurzfristiger Verhinderung vorgängig Option planen. | |
Anfahrtsplan | Hinweise auf ÖV und Parking | |
Sponsorenliste | Sollte mit Einladung erscheinen | |
Gestaltung Einladung | Corporate Design und Motto | |
Aussand Einladung | Rechtzeitig! | |
Response vorsehen (Kapazitätsplanung) | Anzahl Personen inkl. Begleitung | |
Nachfassaktion | Nachtelefonieren bei VIP-Gästen | |
Unterkunftsoption | Welche Kosten werden übernommen |
2. Veranstaltungsort / Lokalität | Hinweise | Vermerk |
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Infrastuktur
(Räume, Nebenräume, Sanitäranlagen) | Kinder von Gästen evtl. eigener Raum vorsehen | |
Dekoration generell / Blumen | Blumen passend zum Rahmen | |
Bannerwerbung bei Bühne und Buffet | Perfekt im Bild bei den Fotos | |
Bestuhlung | Je nach Saalgrösse und Anzahl Gäste | |
Tischordnung | Gesamtplan in mehrfacher Ausfertigung beim Empfang auflegen | |
Bühne | Rampen, Tanzparkett, Aufzüge? | |
Tontechnik | Mikrofone, Headsets | |
Weitere technische Infrastruktur | Beamer, Laptop, Hi-Fi-Anlage etc. | |
Beleuchtung/Stromversorgung | Kapazität, Notstrom | |
Werbeflächen für Partner/Sponsoren | Wer macht die Akquisition | |
Reinigung / Müllentsorgung | Mitarbeiter/Team/Firma vorreservieren | |
Notfall-Nummer Hauswart | Zuständigkeit für Notfälle | |
Abbau | Abbau-Team vorreservieren |
Catering | Hinweise | Vermerk |
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Aperitif / Getränke und Fingerfood | Stehtische / keine Tische | |
Buffet warm / kalt oder Essen mit Service | Vegetarische Speisen vorhanden | |
Menükarten | Evtl. mit Programm | |
Tischwäsche | Papier / Stoff | |
Geschirr | Einweg / Porzellan | |
Service | Selfservice, Teil- oder Vollservice |
4. Programmpunkte | Hinweis | Vermerk |
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Eventmoderation | Begrüssung, Anmoderation, Dankesrede) | |
Diskussionsrunde | Einplanen? Sinn und Zweck? Thema? | |
Unterhaltung | Muisk, Theater, Komiker, Zirkus, Showtime etc. | |
Laudatio | Ehrengast/gäste | |
Fotograf | Spezialisierung? |
5. Werbung und Presse | Hinweis | Vermerk |
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Einladungen, Flyer, Plakate, Radiowerbung | Budget? Inhouse, Grafiker oder Werbeagentur? | |
Presseaussendung vorher | PR-Profi | |
Pressecorner | Vorbereitete Unterlagen für Journalisten | |
PR-Artikel nachher | Nachsenden mit neuen Inhalten aus dem Event | |
Interviews am Event | In welcher Form halten wir sie fest (Film, schriftlich, etc.) |